1.1. Spolek 4Motion z.s., pořadatel seriálu závodů Czech Swimrun Tour, jakožto správce osobních údajů (dále jen pořadatel), připravil tento dokument za účelem informování fyzických osob o okolnostech zpracování a uchovávání osobních údajů získaných v souvislosti se seriálem závodů Czech Swimrun Tour (dále jen závod).

1.2 Tato pravidla se vztahují na všechny osoby spojené se závodem, jejichž osobní údaje pořadatel zpracovává, kterými může být:

1.2.1. fyzická osoba, která odeslala pořadateli řádně vyplněný registrační formulář za účelem registrace do závodu,
1.2.2. fyzická osoba, která vyplněním formuláře na webových stránkách pořadatele projevila zájem o odběr informačních e-mailů spojených se závodem (newsletterů)
1.2.3. fyzická osoba, která vyplněním formuláře na webových stránkách pořadatele projevila zájem o dobrovolnictví při přípravě a organizaci závodu

1.3 Tento dokument byl připraven v souladu s Nařízením (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“) a platnými národními předpisy České republiky.

2.1. Pořadatel spravuje osobní údaje zúčastněných maximálně v rozsahu, v jakém je získal při registraci zúčastněného, případně poskytnutých zúčastněným jinak (např. číslo bankovního účtu v případě hrazení registračního poplatku) a to v následujícím rozsahu:

2.1.1. jméno a příjmení
2.1.2. telefonní číslo
2.1.3. bankovní účet

2.2. Zúčastněný bere na vědomí, že zpracování osobních údajů v rozsahu dle čl. 2.1. je zpracováním osobních údajů nezbytným pro splnění smlouvy, jejíž stranou je zúčastněný jakožto subjekt údajů, a která byla mezi pořadatelem a zúčastněným uzavřena potvrzením registračního či jiného formuláře dle bodu 1.2. (dále jen registrace). V rozsahu stanoveném právními předpisy o účetnictví je zpracování osobních údajů zúčastněného nezbytné pro účely splnění právní povinnosti, která se na pořadatele jakožto na správce osobních údajů vztahuje.

2.3. Účelem zpracování osobních údajů pořadatelem získaných na základě registrace zúčastněného je vedení evidence zúčastněných závodu, umožnění jejich účasti v závodu, zajištění jejich bezpečnosti, využití doplňkových služeb, které pořadatel v souvislosti s účastí nabízí, a evidence jejich výsledků v závodu. Účelem zpracování osobních údajů v rozsahu stanoveném právními předpisy o účetnictví je splnění povinnosti pořadatele vést řádně účetnictví a archivovat účetní doklady, a plnění souvisejících daňových povinností.

2.4. Zpracovávané osobní údaje jsou získány přímo od zúčastněných. Osobní údaje dle tohoto čl. 2. jsou pořadatelem zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu se zúčastněným (do ukončení účasti zúčastněného na závodu dle registrace) a po jeho ukončení po dobu maximálně 10 let, příp. po dobu stanovenou právními předpisy (např. zákon o účetnictví apod.).

2.5. Osobní údaje zúčastněného dle tohoto čl. 2. je pořadatel oprávněn zpracovávat v rozsahu vyplývajícím z uvedeného článku, a to výhradně za účely uvedenými v čl. 2.3.

2.6. Osobní údaje dle tohoto čl. 2 je pořadatel povinen předat v nezbytném zákonném rozsahu orgánům státní správy v rámci plnění povinností dle zvláštních právních předpisů (zejm. příslušnému správci daně za účelem plnění povinností dle zák. o dani z příjmu, zák. o DPH a zák. o účetnictví,).

2.7. Osobní údaje zúčastněného nepředává pořadatel do žádných třetích zemí mimo EU.

3.1. Odesláním registračního či jiného formuláře vzniká pořadateli oprávněný zájem pro zpracování osobních údajů v následujícím rozsahu:

3.1.1. méno, příjmení, rok narození, údaj o pohlaví, stát uvedený v registračním formuláři, pod kterým zúčastněný hodlá vystupovat
3.1.2. e-mailová adresa
3.1.3. obrazový záznam (fotografie) a audio a video-záznam zúčastněného.

3.2. Osobní údaje dle bodu 3.1.1. je pořadatel oprávněn zpracovávat za účelem zaznamenání účasti zúčastněného v závodu a jeho výsledku (v rámci výsledkových listin a tiskových zpráv k závodu). K tomuto účelu je pořadatel oprávněn osobní údaje zpracovávat po dobu 10 let od konání příslušného závodu.

3.3. Osobní údaje dle čl. 3.1.1. je pořadatel oprávněn zpracovávat v listinné podobě v rámci písemného vyhotovení výsledkových listin, zpřístupněných veřejnosti v místě konání konkrétního závodu až do jeho oficiálního ukončení, a v elektronické podobě v rámci elektronických databází zpřístupněných veřejnosti prostřednictvím internetových stránek pořadatele, nejdéle po dobu dle čl. 3.2.

3.4. Osobní údaje dle bodu 3.1.2. je pořadatel oprávněn zpracovávat za účelem zasílání obchodních sdělení zúčastněných týkajícím se závodu a souvisejících služeb pořadatele. Tyto osobní údaje pořadatel zpracovává po dobu 10 let od data poslední registrace zúčastněného.

3.5. Osobní údaje dle čl. 3.1.3. je pořadatel oprávněn zpracovávat pro účely dokumentace závodu a zpracování marketingových a prezentačních materiálů, a to ve formě elektronických databází nebo ve formě listinných propagačních materiálů, a to po dobu 10 let od konání příslušného závodu. Záznamy obsahující osobní údaje je pořadatel oprávněn zveřejňovat elektronickou formou na internetových stránkách pořadatele.

3.6. Zúčastněný bere na vědomí, že informace o jeho účasti na závodu nelze zpětně změnit ani vymazat. Takovou úpravou by došlo k pozměnění skutečných výsledků závodu, na které mají všichni zúčastnění závodu smluvní právo.

3.7. Za účelem propagace závodu je pořadatel oprávněn předat záznamy obsahující osobní údaje dle čl. 3.1. provozovatelům veřejných sdělovacích prostředků k jejich zveřejnění v rámci zpravodajství.

3.8. Zpracování osobních údajů dle tohoto čl. 3. je zpracováním osobních údajů prováděným na základě oprávněného zájmu pořadatele. Zpracovávané osobní údaje jsou získány přímo od zúčastněných.

4.1. Pořadatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje zúčastněných v rozsahu:

4.1.1. e-mailová adresa

4.2. Osobní údaje dle tohoto čl. 4. pořadatel zpracovává v elektronické podobě v rámci interních elektronických databází, uložených na datových úložištích pořadatele. Tyto osobní údaje pořadatel nepředává žádným třetím osobám.

4.3. Poskytnutí osobních údajů dle tohoto článku 4. není pro zúčastněného povinné, přičemž zúčastněný je oprávněn vyloučit toto zpracování v rámci registrace a v každém jednotlivém obchodním sdělení.

4.4. Zasílání obchodních sdělení, zejména povinnost pořadatele poskytnout zúčastněným možnost odhlásit se z odběru obchodních sdělení při samotné registraci i v každém jednotlivém obchodním sdělení se řídí samostatnou právní úpravou.

5.1. Pořadatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje zúčastněného manuálně prostřednictvím oprávněných členů spolku nebo jejich spolupracovníků nebo specializované společnosti v postavení zpracovatele osobních údajů (zejm. vedení účetní a daňové agendy, poskytování hostingových a dalších externích IT služeb, časomíra).

5.2. Pořadatel zabezpečuje zpracovávané osobní údaje pomocí organizačních, fyzických a softwarových prostředků zabezpečení, zejména prostřednictvím nastavení přístupových práv členů spolku, anebo jejich spolupracovníků k příslušným informačním systémům, fyzickým zabezpečením prostor a datových nosičů a prostředky softwarové ochrany před neoprávněným přístupem k datům prostřednictvím sítě internet.

5.3. Pořadatel v rámci zpracování osobních údajů zúčastněných neprovádí žádné automatizované rozhodování nebo profilování.

5.4. Pořadatel nezpracovává o zúčastněných žádné zvláštní kategorie (citlivé) osobní údaje.

6.1. Zúčastněný má právo požadovat na pořadateli, aby mu poskytl přístup k jeho zpracovávaným osobním údajům ve formě výpisu všech zpracovávaných osobních údajů ve vztahu k jednotlivým účelům zpracování. Zúčastněný je rovněž oprávněn požadovat informaci o zpracovatelích, zpracovávajících na základě dohody s pořadatelem jeho osobní údaje.

6.2. V případě, že se zúčastněný domnívá, že pořadatel jeho osobní údaje zpracovává v rozporu s identifikovaným účelem nebo s právními předpisy, je oprávněn na pořadateli požadovat vysvětlení a sjednání nápravy. Zpracovává-li pořadatel nepřesné osobní údaje zúčastněného, je tento oprávněn požadovat jejich opravu.

6.3. Zúčastněný je oprávněn požadovat na pořadateli výmaz jeho osobních údajů, pokud:

6.3.1. tyto osobní údaje přestaly být potřebné pro vymezené účely zpracování,
6.3.2. zúčastněný odvolal svůj případný souhlas se zpracováním osobních údajů uvedené v čl. 4 a pro toto zpracování neexistuje žádný jiný důvod, anebo,
6.3.3. zúčastněný vznesl námitky proti zpracování osobních údajů a neexistují žádné převažující důvody pro zpracování.

6.4. Zúčastněný je oprávněn požadovat na pořadateli omezení zpracování osobních údajů v případě, kdy:

6.4.1. zúčastněný popírá přesnost zpracovávaných osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby pořadatel mohl přesnost zpracovávaných údajů ověřit, nebo
6.4.2. je zpracování osobních údajů dle zúčastněného protiprávní a tento odmítá provedení výmazu osobních údajů, nebo
6.4.3. pořadatel osobní údaje nepotřebuje pro stanovené účely zpracování, ale zúčastněný je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

6.5. V případě, že pořadatel zpracovává osobní údaje zúčastněného na základě jeho souhlasu ve smyslu čl. 3., je zúčastněný oprávněn vznést námitku proti zpracování těchto osobních údajů, pokud zároveň uvede důvody, týkající se jeho konkrétní situace. Pořadatel je na základě námitky povinen zpracování údajů ukončit, ledaže prokáže, že důvod zpracování spočívající v ochraně jeho zájmů převažuje nad zájmy a svobodami zúčastněného.

6.6. V případě podezření, že pořadatel zpracovává osobní údaje zúčastněného v rozporu s právními předpisy nebo se smlouvou nebo nevyhoví-li pořadatel některému z výše uvedených požadavků zúčastněného, je tento oprávněn podat stížnost dozorovému orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

6.6. Všechny dotazy či žádosti týkajících se některého z bodu uvedených v čl. 6 je možné zasílat na e-mailovou adresu info@swimruntour.cz nebo písemně na adresu 4Motion z.s., K Olympiku 563/2, 186 00 Praha 8.